6 conseils pour gérer une équipe en télétravail

Les équipes virtuelles sont de plus en plus populaires. Entre 2005 et 2012, le nombre de télétravailleurs a augmenté de 79%. On estime qu’en 2020 la moitié de la population active travaillera à distance.

L’organisation en équipe virtuelle présente de nombreux avantages : coûts réduits, meilleure productivité, plus grande flexibilité pour les employés, accès à un plus grand nombre de talents…

Mais il est difficile de diriger de tels équipes, notamment car les équipes virtuelles sont apparues et ont évoluées avec la technologie. C’est rarement un choix stratégique planifié.

La formation au travail en équipe dématérialisée s’est mise en place bien plus lentement que l’adoption du télétravail. Du coup, la majorité des équipes a appris à travailler sur le tas.

Créer des relations, communiquer sur les dossiers courants et manager des personnes éparpillées peut être difficile. Aussi, il est nécessaire de développer des méthodes afin de développer la confiance, le respect et la responsabilité entre les membres de l’équipe.


Ma première expérience d’équipe virtuelle date de 2006, je résidais alors au Canada et il fallait livrer un client au Luxembourg, tout en travaillant avec un artiste résidant en Thaïlande.

De part mon métier, je gère de nombreux projets créatifs, nécessitant des talents parfois dispersés à travers le monde. Et chaque projet nécessite un ensemble de talents différents du précédent.

Aussi l’organisation en équipe virtuelle d’indépendants me convient parfaitement.


Voici quelques conseils et retours d’expériences :

1- Réunir toute l’équipe au moins une fois.

80% des salariés des multinationales déclarent qu’il est difficile de créer des relations au seing d’une équipe virtuelle. C’est parce que la communication numérique (email, visioconférence,…) aussi efficace soit-elle, reste impersonnelle. Rien ne vaut un tête-à-tête pour créer de la confiance.

Il est primordial de réunir tous les membres de l’équipe au moins une fois. La réunion peut être professionnelle, mais un cadre informel est de mise. Le but est de créer de la confiance entre les membres et que chacun trouve et comprenne bien sa place dans l’équipe.

Ce n’est pas seul dans son coin que le télétravailleur pourra prendre conscience de la vision d’ensemble.


2- Définir clairement les rôles et les responsabilités.

Dans un bureau, il est facile d’avoir de la flexibilité dans le travail et de la souplesse dans les responsabilités. Mais quand l’équipe est dispersée, il est primordial de bien répartir les taches. Cela évite les redondances pour maximiser la productivité et surtout les oublis.


3- Suivre la progression du travail et promouvoir la responsabilité

Des études montrent que le micromanagement des employés est nocif pour la productivité et pour le moral. Mais dans une équipe virtuelle, il est nécessaire d’avoir une vision précise du travail réalisé. Chaque membre de l’équipe est responsable de son travail et de sa livraison dans les délais.

Les outils comme Asana, Basecamp, etc… sont faciles à utiliser et offre à chaque membre de l’équipe une vision de l’ensemble du projet. Sans perdre du temps avec des emails qui satureront la boite de réception.


4- Créer un guide des bons usages de la communication

Savoir bien communiquer devrait, théoriquement, être un pré-requis pour le télétravail. Mais en pratique, la définition d’une bonne communication varie beaucoup d’un individu à l’autre.

Aussi pour minimiser les incompréhensions, un guide de bonne pratique définira clairement les attentes :

  • Les horaires de disponibilités des membres pour discuter en ligne ou par visio-conférence
  • L’intervalle de temps entre chaque point d’équipe: Personne n’est doit rester en silence radio.
  • Quel outil est le plus adapté suivant le message à faire passer. Par exemple pour un élément non urgent, le mail est bien adapté ; pour une demande simple le chat est plus facile et pour les demandes complexes il est préférable d’utiliser le téléphone ou la visio-conférence.
  • Quel est le bon usage des emoji : pas de soucis entre les membres de l’équipe, mais attention aux communications avec le client.

Certains conseils peuvent sembler basiques, mais ils ne faut pas oublier qu’une équipe virtuelle a souvent une grande diversité culturelle (âge, culture informatique, habitude du télétravail) Et il faut éviter de laisser trop de place à la libre interprétation.


5- Se réunir régulièrement

Tenir des réunions une fois par semaine aide à la cohésion de l’équipe, cela rappelle à chacun pourquoi et vers quoi il travaille.

L’idéal est toujours de se voir physiquement, mais quand cela est impossible il faut favoriser les vidéo-conférences. Cela permet à chacun de se voir et surtout de voir les réactions de chacun. Une conférence téléphonique peut rapidement devenir ennuyeuse pour certaines personnes, surtout si elle n’ont rien de particulier à dire.


6- Débriefing mensuels

Le chef de projet doit absolument faire un débriefing vidéo / IRL (in real life) avec chacun des membres de l’équipe chaque mois.

C’est un moment privilégié au cours du quel il sera possible de discuter des attentes et des difficultés particulières de chacun.

Cela permet d’éviter de tomber dans le fameux : « loin des yeux, loin du cœur »